Mennyire volt nehéz a veszélyhelyzet Újbudán a Polgármesteri Hivatalban?
Régóta dolgozom a közigazgatásban, és itt, Újbudán is, de ennyire nehéz és összetett helyzetben még sosem találtam magam. Egyik napról a másikra teljesen ismeretlen helyzetben kellett megoldásokat találnunk. Egyeztetésekkel, megbeszélésekkel kezdtünk, kijelöltük a főbb feladatokat és azok felelőseit, igyekeztünk a jogszabályoknak mindenben megfelelve helytállni.
Hogyan alakították ki a vészhelyzeti munkarendet? Volt-e az elmúlt időszaknak olyan pozitív hozadéka, amelyet a hivatal, az önkormányzat hasznosíthat?
László Imre polgármestertől kezdettől fogva megkaptuk a támogatást ahhoz, hogy megteremtsük a járvány elleni védekezéshez szükséges munkahelyi körülményeket, ehhez igazítsuk az ügyfélfogadást, így szervezzük a mindennapi feladatainkat. Először meg kellett néznünk, melyek azok a feladatkörök, amelyeket csak személyesen és csak a hivatalban lehet ellátni. Itt biztosítani kellett a védőeszközöket, a rendszeres fertőtlenítést. Az ügyfélfogadást úgy próbáltuk megszervezni, hogy kizárólag telefonon, illetve online történjen, de ha elengedhetetlen volt a személyes jelenlét, akkor telefonos egyeztetés után ezt is meg tudtuk oldani. Másodszor azt vettük számításba, hogy kik azok a munkatársaink, akik képesek feladataikat otthonról, online is ellátni. Ehhez megfelelő informatikai, technikai hátteret kellett nyújtanunk. A SMART 11 Kft. nagy segítségünkre volt, így a rutinmunkákon kívül a folyamatos adatszolgáltatást is tudtuk teljesíteni. Arra is figyelnünk kellett, hogy a családos kollégáink az iskolák, óvodák bezárása miatt otthon tudjanak lenni gyermekeikkel, segíteni őket a tanulásban, és közben elvégezzék a munkájukat is. Amire megtanított minket az elmúlt időszak az az, hogy az önkormányzatiság és maga a hivatal is képes rugalmasabb rendszerben működni. Úgy is el tudjuk látni a feladatokat, hogy nem ülünk mindennap 8–10 órát a munkahelyen, a kollégák minőségi munkát végeztek távolról, és a határidőket is sikerült tartani. Pozitív hozadéka volt a karanténidőszaknak az is, hogy új internetes felületeket ismertünk meg, online vagy telefonon tartottunk megbeszéléseket, konferenciákat. Ami pedig személyesen nagyon sokat jelentett, hogy most is megmutatkozott, milyen kiváló kollégákkal dolgozunk együtt. Megerősítette a közösségünket ez a járvány.
Mit volt a legnehezebb megoldani?
Az ismeretlenben nehéz volt segítség nélkül dolgozni, információhiánnyal küzdöttünk, miközben egyik napról a másikra jelentek meg az újabb és újabb jogszabályok, amelyeket azonnal alkalmazni kellett, nem is tudtuk átgondolni őket. Át kellett tekinteni a helyi szintű szabályokat, összhangba kellett hozni őket az újakkal. A magánéleti szférában is sok problémával kellett megküzdeni, családok lettek elszakítva egymástól.
Sikerült-e minden feladatot ellátni?
Igen. Ez egy nagy hivatal, nagy szervezeti egységekkel, de mindenki figyelt arra, hogy ügyfélpanasz, ha lehetséges, még a veszélyhelyzet alatt se érkezzen. Természetesen kiemelten kezeltük a szociális szektort és az intézményi rendszert, hiszen itt volt a legtöbb extra munka. Éjjel-nappal dolgozni kellett. A háziorvosi rendszer ellátása, az intézmények dolgozóinak irányítása a polgármester utasításai szerint történt. Jogszabály mondta ki, hogy a veszélyhelyzetben a képviselő-testület nem működik, nem működik a bizottság, sőt, még a jegyző hatáskörében is a polgármesternek kellett a jogokat gyakorolni. László Imrének közel 500 döntést kellett meghoznia a testület, a bizottság helyett, és helyettem is. Nekünk ez azt jelentette, hogy a döntés-előkészítési eljárásunkat, illetve a döntésről való tájékoztatást is teljesen át kellett alakítani. A vezetőségnek az volt a kifejezett igénye, hogy amint egy döntés megszületik, azonnal értesíteni kellett a képviselőket, a bizottsági tagokat, és a honlapon is rögtön meg kellett jeleníteni. Külön rovatot hoztunk létre e célra Újbuda honlapján.
Milyen óvintézkedések mellett nyitották újra a hivatalt?
A fokozatosság elvét követtük a veszélyhelyzet megszűnéséig, és utána tereltük csak vissza működésünket a normális útra. Igaz, már nem lesz minden olyan, mint régen volt. Saját érdekünkben és ügyfeleink védelme miatt is fokozottan kell figyelnünk továbbra is a biztonságos működésre. A védőeszközöket továbbra is biztosítjuk a kollégáknak, a helyiségeket most is fertőtlenítjük rendszeresen. Az ügyfélfogadás rendszerét is igyekszünk az online megoldások felé terelni, amikor ez lehetséges. Ha személyes találkozásra van szükség, akkor időpont-egyeztetéssel csökkenthetik a várakozási időt ügyfeleink.
Nyáron lesz-e csökkentett üzemmód a hivatalban, hasonlóan a korábbi évekhez?
Az aktuális helyzet fogja ezt meghatározni, ha normalizálódik az életünk, akkor a régi rendhez térünk vissza. Természetesen nem zár be a hivatal, de az augusztus 20-át követő vasárnap előtti öt hétben a jogszabályoknak megfelelően ügyeleti rendszerben szoktunk működni, hogy kollégáink szabadságra tudjanak menni.
Készülnek őszi második hullámra?
A veszélyhelyzetnek már vége, nagyon jó lenne, ha nem ismétlődne meg az elmúlt időszak, de ha mégis megtörténik, talán már könnyebb lesz, hiszen gyakorlatra tettünk szert, nincs bennünk már annyi bizonytalanság, sok tapasztalattal gazdagodtunk, és gyorsabban fogjuk tudni végrehajtani feladatainkat. A most hatályon kívül helyezett utasításaink is újra alkalmazhatók lesznek, készen állunk arra, hogy ha bármilyen rendkívüli dologgal kell is szembe néznünk, gyorsan és hatékonyan meg tudjuk oldani.
D. B. S.
